Смена материально-ответственного лица — это не просто передача ключей, а строгая юридическая процедура. Согласно п. 31 Приложения 1 к СГС «Учетная политика», инвентаризация обязательна при любой смене ответственных лиц (увольнение, отпуск, болезнь). Проверка проводится строго в день приемки-передачи дел.
Важно: в учете не должно оставаться остатков имущества на уволенных сотрудниках

Порядок документального оформления смены МОЛ:

Для корректного отражения операции в учете необходимо последовательно оформить следующие документы:

1. Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
   В качестве основания обязательно указывается: «смена ответственного лица».
2. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость)
   Форму готовит бухгалтерия. Учреждение вносит данные о фактическом наличии объектов и подписывает документ.
3. Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)
   Документ предзаполняется бухгалтером, проверяется учреждением и подписывается комиссией.
4. Накладная на внутреннее перемещение (ф. 0510450)
   Оформляется для передачи имущества между МОЛ. В поле «документ-основание» необходимо обязательно указать номер и дату соответствующей инвентаризационной описи или акта.

Особенности инвентаризации, если старый МОЛ отсутствует

Если лицо, передающее имущество, не может присутствовать по объективным причинам (болезнь, форс-мажор, смерть), процедура проводится с учетом следующих правил:

• Подписи: Инвентаризационные описи подписываются только принимающим МОЛ, председателем и членами комиссии.
• Заключение комиссии: В инвентаризационной описи обязательно делается отметка: «Инвентаризация проведена в отсутствии материально-ответственного (ответственного) лица [указать ФИО]».
• Оформление накладной: Накладная на внутреннее перемещение (ф. 0510450) оформляется без подписи отправителя в строке «Передал».